Dans le travail quotidien, l’échange est essentiel. Pour cette raison, il est nécessaire d’offrir des espaces et des surfaces pour les types de communication les plus divers. Avec des meubles modulaires confortables, un « espace de création » devient un terrain de jeu créatif pour les idées. Pour les entretiens confidentiels, les espaces de réunion créent l’atmosphère de travail tranquille nécessaire sous forme de « pièce dans une pièce ». Un espace lounge accueillant permet tout type de communication dans une atmosphère de bien-être et de détente. 

Il est prouvé que le fait d’avoir son mot à dire sur l’aménagement, dans la mesure du possible, renforce l’identification et le sentiment d’autodétermination au travail. Le travail mobile incite les collaborateurs à considérer d’un œil critique un environnement de bureau qui les contraint à respecter des normes dont la qualité est nettement inférieure à celle du télétravail. 

La pratique montre que, notamment dans les concepts de bureaux partagés, la satisfaction augmente lorsque l’environnement direct est adapté ou peut être aménagé. Les collaborateurs doivent se sentir soutenus de manière optimale et non pas dérangés. Les écrans, les tables et les chaises, devraient donc être réglables en fonction de la taille et des besoins. Les options d’alternance entre la chaise de bureau et le tabouret augmentent le bien-être physique et psychique. Le bien-être passe aussi par les objets personnels, comme la décoration ou les photographies, pour lesquels il faut prévoir une armoire privée ou un casier.

Même si les concepts d’espace sont passionnants et créatifs, il convient de respecter des bases ergonomiques lors de leur conception. Elles assurent un environnement de travail sain qui réduit le stress et les facteurs perturbateurs. 

• La luminosité sur le lieu de travail est étroitement liée à la productivité et au bien-être. La couleur de la lumière, par exemple, peut influencer le rythme biologique. Le matin, la lumière du jour contient une plus grande proportion de teintes bleues, ce qui explique pourquoi la lumière bleue augmente la concentration et les performances. Un mauvais éclairage fatigue rapidement, aussi doit-il fonctionner de manière optimale pour le travail sur papier, sur tableau blanc ou sur écran. Pour que la lumière ne soit pas seulement fonctionnelle, mais qu’elle crée aussi une atmosphère, elle doit pouvoir être réglée individuellement. En outre, la lumière du jour reste en principe toujours la meilleure option d’éclairage. 
• L’acoustique de la pièce doit être étudiée. En effet, la concentration et la focalisation se perdent si la pièce est trop bruyante ou silencieuse. Bien conçus, les bruits résonnent peu, les panneaux acoustiques atténuent les conversations et des détails tels que des patins de chaise adaptés empêchent les grincements gênants lorsque l’on se déplace sur le sol.
• Une atmosphère agréable : elle ne se résume pas à une température agréable et à de l’air frais. L’humidité et la vitesse de l’air, ainsi que sa qualité, jouent également un rôle important. Le dégagement de substances nocives peut être évité si l’on utilise des meubles et des matériaux de qualité. 
   

L’espace devrait être aussi varié que le sont les tâches. Les différentes zones assurent une liberté d’aménagement et de mouvement, elles sont tantôt plutôt classiques, tantôt équipées de meubles à utilisation flexible. Dans le fonctionnement quotidien d’un bureau en open space animé, il est possible de définir des zones isolées visuellement et acoustiquement grâce à des éléments de rembourrage. En effet, malgré la flexibilité offerte par ce mode de fonctionnement, il est important de pouvoir séparer le travail nécessitant de la concentration de celui nécessitant de la communication. La technique nécessaire est intégrée de manière à rester discrète en arrière-plan.

Les collaborateurs appréhendent chaque espace au travers de leurs sens. Il est donc d’autant plus stimulant de leur faire vivre une variété de sensations par l’utilisation de matériaux naturels, de textures et de couleurs différentes. Grâce à sa surface en bois chaleureuse, une table peut créer une atmosphère différente de celle du verre ou du métal pour les participants à une réunion. Des tissus rembourrés doux, des couleurs stimulantes, des contrastes savamment dosés créent un confort qui transforme le bureau en un espace de vie moderne. 
 

Le « design biophélique », c’est-à-dire inspiré de la nature, permet d’utiliser l’effet positif que celle-ci exerce sur l’homme pour optimiser les espaces. La présence de plantes en tant qu’éléments vivants ainsi que la vue sur la nature ont des effets bénéfiques, notamment en termes de réduction du stress. Cet effet n’est pas seulement dû à l’aspect visuel attrayant. Les murs végétaux ou les « tableaux vivants » permettent d’atténuer le bruit et d’améliorer l’acoustique. Les lampes de travail au design biophélique mesurent la lumière du jour manquante et la compensent afin de créer des conditions de visibilité optimales.